Polityka prywatności i cookies

Serwis DrukiRozliczen.pl oraz aplikacje Kilometrówka i Delegacje · wersja z dnia 8 września 2026 r.

W skrócie: wszystko, co wpisujesz w aplikacjach, zostaje w Twojej przeglądarce — nie prowadzimy kont ani bazy użytkowników. Nasz serwer widzi Twoje dane tylko przez chwilę, gdy generuje dokument PDF/DOCX lub wysyła go e-mailem, i ich nie zapisuje. Z usług zewnętrznych korzystamy wyłącznie tam, gdzie to potrzebne do działania funkcji (rejestr GUS, mapy, hosting), a statystyki odwiedzin prowadzimy bez plików cookie i bez identyfikowania użytkowników.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest AVATARLAND Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (ul. Trybunalska 46, 60-325 Poznań), NIP 7792167451 („Administrator", „my"). Kontakt w sprawach ochrony danych: info@drukirozliczen.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Polityka dotyczy serwisu drukirozliczen.pl („Serwis") oraz aplikacji kilometrowka.drukirozliczen.pl i delegacje.drukirozliczen.pl („Aplikacje"), także gdy są udostępniane pod domeną własną Klienta Biznesowego (white-label).

2. Zasada podstawowa: Twoje dane zostają w przeglądarce

Aplikacje działają bez rejestracji i bez konta. Dane, które wpisujesz (pracodawca, pracownik, pojazd, przejazdy, etapy podróży, kwoty), są zapisywane wyłącznie w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki (localStorage) i nie są przesyłane do nas ani przechowywane na naszych serwerach — z wyjątkiem chwilowego przetwarzania opisanego w pkt 3.2–3.5. Te dane możesz w każdej chwili usunąć, czyszcząc dane witryny w przeglądarce, albo wyeksportować do pliku JSON.

W pamięci lokalnej przechowywane są klucze: w Serwisie — drukirozliczen.theme (motyw), drukirozliczen.lang (język), drukirozliczen.promo (informacja o udziale w promocji); w Aplikacjach — kilometrowka.v2 / delegacje.v1 (dane formularzy), kilometrowka.theme, kilometrowka.lang, delegacje.theme, delegacje.lang oraz delegacje.admin.draft (szkic formularza w Panelu). Pamięć lokalna nie jest wykorzystywana do śledzenia.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i jak długo

3.1. Odwiedziny Serwisu i Aplikacji (logi serwera)

Dane: adres IP, data i godzina, żądany adres URL, identyfikator przeglądarki (user agent), adres strony odsyłającej, kod odpowiedzi.
Cel i podstawa: zapewnienie bezpieczeństwa, diagnozowanie błędów i statystyka techniczna — prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: logi serwera hostingowego — zgodnie z polityką hostingodawcy; wewnętrzny log błędów Aplikacji — nie dłużej niż 12 miesięcy.

3.2. Generowanie dokumentów (PDF/DOCX)

Dane: dane niezbędne do sporządzenia dokumentu: nazwa, NIP i adres pracodawcy; imię, nazwisko, adres i stanowisko pracownika; dane pojazdu; przejazdy lub etapy podróży; kwoty.
Jak: dane są przesyłane do naszego serwera w żądaniu, przetwarzane w pamięci operacyjnej wyłącznie na czas wygenerowania pliku i odsyłane do Twojej przeglądarki. Nie są zapisywane na dysku, w bazie danych ani w logach.
Cel i podstawa: wykonanie usługi na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeżeli wpisujesz dane innej osoby (np. pracodawca wpisuje dane pracownika), administratorem tych danych jesteś Ty lub Twoja organizacja, a my przetwarzamy je wyłącznie technicznie, na Twoje polecenie.
Okres: czas realizacji pojedynczego żądania (sekundy).

3.3. Wysyłka dokumentu e-mailem

Dane: adres lub adresy e-mail odbiorców podane przez Ciebie oraz dokument PDF jako załącznik.
Jak: wiadomość jest wysyłana z serwera pocztowego naszego hostingodawcy. Treść wiadomości i załącznik nie są przez nas przechowywane; serwer pocztowy może przechowywać metadane wysyłki (adresy, czas, status doręczenia) w logach przez okres wynikający z polityki hostingodawcy.
Cel i podstawa: wykonanie usługi na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3.4. Pobieranie danych podmiotu po numerze NIP

Dane: numer NIP, który wpisujesz; w odpowiedzi — dane rejestrowe podmiotu (nazwa, adres, REGON). W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych dane te mogą stanowić dane osobowe przedsiębiorcy.
Jak: nasz serwer przekazuje NIP do interfejsu rejestru REGON (Główny Urząd Statystyczny, usługa BIR1) lub do Wykazu podatników VAT (Ministerstwo Finansów). Zwrócone dane są wyświetlane w Twojej przeglądarce i nie są przez nas zapisywane.
Cel i podstawa: wykonanie usługi na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane pochodzą z rejestrów publicznych.

3.5. Wyliczanie odległości z mapy

Dane: nazwy miejscowości lub adresy początku i końca trasy, które wpisujesz.
Jak: nasz serwer przekazuje je do usługi OpenRouteService (HeiGIT gGmbH, Heidelberg, Niemcy) w celu geokodowania i wyznaczenia trasy. Zapytanie wykonuje nasz serwer, więc dostawca map nie otrzymuje Twojego adresu IP ani innych danych identyfikujących. Wynik (liczba kilometrów) jest wyświetlany w przeglądarce i nie jest przez nas zapisywany.
Cel i podstawa: wykonanie usługi na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3.6. Zgłaszanie pomysłów i kontakt

Dane: w Serwisie przycisk „Zgłoś pomysł" otwiera Twój program pocztowy — otrzymujemy wiadomość z Twojego adresu e-mail. W Aplikacjach formularz zgłoszenia przekazuje nam treść zgłoszenia, opcjonalnie Twój adres e-mail, adres IP oraz domenę, z której wysłano zgłoszenie. W korespondencji e-mail — Twoje dane nadawcy i treść wiadomości.
Cel i podstawa: rozwój usług, odpowiedź na zgłoszenie, obsługa reklamacji — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie reklamacji także wykonanie umowy i obowiązki prawne (lit. b i c).
Okres: do rozpatrzenia zgłoszenia, nie dłużej niż 24 miesiące; korespondencja reklamacyjna — do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

3.7. Panel administracyjny i Subskrypcja (Klienci Biznesowi)

Dane: adres e-mail używany do logowania (kod lub odnośnik jednorazowy — token ważny 10 minut, przechowywany w postaci skrótu kryptograficznego; sesja do 2 godzin), nazwa i domena Klienta, logotyp, adres e-mail do korespondencji, opcjonalnie dane pracodawcy używane do wstępnego wypełniania dokumentów, dane do faktury oraz status płatności. O każdej rejestracji domeny Administrator otrzymuje powiadomienie e-mail.
Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy Subskrypcji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wystawianie faktur i obowiązki podatkowo-księgowe (lit. c); ustalenie i dochodzenie roszczeń (lit. f).
Okres: przez czas trwania umowy; dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego; dane potrzebne do obrony roszczeń — do upływu terminów przedawnienia.
Uwaga: dane, które pracownicy lub klienci Klienta Biznesowego wpisują w Aplikacjach pod jego domeną, są danymi lokalnymi (pkt 2) — nie przechowujemy ich; ich administratorem jest Klient Biznesowy.

3.8. Promocja „Rok za 0 zł"

Adres wpisu w mediach społecznościowych, który wklejasz, jest zapisywany wyłącznie w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki. Nie trafia na nasz serwer ani do narzędzi statystycznych.

4. Cookies, pamięć lokalna i statystyki

4.1. Pliki niezbędne

W Panelu administracyjnym używamy sesyjnego pliku cookie PHPSESSID do utrzymania zalogowania — jest niezbędny do działania usługi i nie wymaga zgody. Pamięć lokalna (pkt 2) przechowuje wyłącznie Twoje preferencje i dane formularzy, na Twoje żądanie.

4.2. Statystyki odwiedzin (bez plików cookie)

Do mierzenia ruchu w Serwisie i Aplikacjach używamy narzędzia Cloudflare Web Analytics (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Narzędzie to nie używa plików cookie ani pamięci lokalnej, nie tworzy identyfikatorów użytkownika ani „odcisku" przeglądarki i nie śledzi Cię między witrynami. Zbiera wyłącznie zagregowane dane techniczne: adres odwiedzonej podstrony, stronę odsyłającą, typ przeglądarki i urządzenia, kraj ustalony na podstawie adresu IP oraz wskaźniki szybkości ładowania strony (Core Web Vitals). Adres IP jest wykorzystywany doraźnie do ustalenia kraju i nie jest zapisywany w raportach.

Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na mierzeniu odwiedzin i wydajności stron w sposób nieingerujący w Twoją prywatność. Ponieważ narzędzie nie zapisuje żadnych informacji na Twoim urządzeniu, nie wymaga zgody w rozumieniu przepisów o komunikacji elektronicznej. Cloudflare przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający; możliwe jest ich przekazanie do USA na zasadach opisanych w pkt 6. Więcej: cloudflare.com/web-analytics oraz cloudflare.com/privacypolicy. Jeżeli mimo to nie chcesz być liczony w statystykach, możesz zablokować domenę static.cloudflareinsights.com w przeglądarce lub w rozszerzeniu blokującym skrypty.

4.3. Zasoby zewnętrzne

Strony pobierają arkusz stylów Tailwind CSS z serwera cdn.tailwindcss.com oraz skrypt statystyk z serwera static.cloudflareinsights.com. Pobranie takiego zasobu ujawnia jego dostawcy Twój adres IP i standardowe nagłówki żądania (dane techniczne niezbędne do dostarczenia pliku).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wskazanego celu:

dhosting.pl (Polska) — hosting serwera i poczty e-mail (podmiot przetwarzający);
Cloudflare, Inc. (USA, z oddziałem w UE) — obsługa DNS, sieć CDN/proxy, obsługa domen własnych Klientów Biznesowych oraz statystyki odwiedzin (Cloudflare Web Analytics); ruch do Aplikacji pod domeną Klienta przechodzi przez infrastrukturę Cloudflare (podmiot przetwarzający);
HeiGIT gGmbH (Niemcy) — usługa OpenRouteService do wyliczania odległości;
Główny Urząd Statystyczny i Ministerstwo Finansów — rejestry publiczne odpytywane po numerze NIP (odrębni administratorzy);
organy publiczne — gdy wymagają tego przepisy prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane mogą być przekazywane do USA w związku z korzystaniem z usług Cloudflare (DNS, sieć CDN, statystyki odwiedzin). Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, a uzupełniająco — standardowych klauzul umownych. Pozostałe dane są przetwarzane w EOG.

7. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii; sprostowania; usunięcia; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Wniosek prześlij na adres info@drukirozliczen.pl — odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Pamiętaj, że danych zapisanych w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki nie posiadamy — realizujesz wobec nich swoje prawa samodzielnie: eksport do pliku JSON odpowiada przenoszeniu danych, a wyczyszczenie danych witryny — ich usunięciu.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z danej funkcji — np. adres e-mail do wysyłki dokumentu, dane do faktury przy Subskrypcji. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec Ciebie skutki prawne.

9. Bezpieczeństwo

Połączenia z Serwisem i Aplikacjami są szyfrowane (HTTPS/TLS). Stosujemy minimalizację danych: nie prowadzimy bazy użytkowników, dokumenty nie są zapisywane po wygenerowaniu, tokeny logowania do Panelu są przechowywane w postaci skrótów i mają krótki okres ważności, a dostęp do plików konfiguracyjnych i logów na serwerze jest zablokowany. Kopie zapasowe hostingodawcy obejmują wyłącznie dane konfiguracyjne Subskrypcji i logi.

10. Dzieci

Serwis i Aplikacje są przeznaczone dla osób dorosłych i profesjonalistów. Nie kierujemy ich do osób poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych.

11. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę, np. w związku ze zmianą przepisów, funkcji lub dostawców. Aktualna wersja wraz z datą jest zawsze dostępna pod tym adresem; o istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie, a Klientów Biznesowych — e-mailem.

Privacy & Cookie Policy

DrukiRozliczen.pl website and the Mileage Log and Business Trips applications · version of 8 September 2026

In short: everything you type into the apps stays in your browser — we keep no accounts and no user database. Our server sees your data only for a moment while generating a PDF/DOCX document or sending it by e-mail, and does not store it. We use external services only where a feature needs them (the GUS registry, maps, hosting), and we measure visits without cookies and without identifying users.

This English version is provided for convenience. In case of any discrepancy, the Polish version prevails.

1. Data controller

The controller of personal data is AVATARLAND Sp. z o.o. with its registered office at ul. Trybunalska 46, 60-325 Poznań, Poland, Tax ID (NIP) 7792167451 (the “Controller”, “we”). Contact for data protection matters: info@drukirozliczen.pl. The Controller has not appointed a data protection officer.

This Policy applies to the website drukirozliczen.pl (the “Website”) and to the applications kilometrowka.drukirozliczen.pl and delegacje.drukirozliczen.pl (the “Applications”), including when they are provided under a Business Customer’s own domain (white-label).

2. The basic principle: your data stays in your browser

The Applications work without registration or an account. The data you enter (employer, employee, vehicle, trips, journey legs, amounts) is stored solely in your browser’s local storage (localStorage) and is neither sent to us nor stored on our servers — except for the momentary processing described in sections 3.2–3.5. You can delete this data at any time by clearing the site data in your browser, or export it to a JSON file.

The following keys are kept in local storage: on the Website — drukirozliczen.theme (theme), drukirozliczen.lang (language), drukirozliczen.promo (promotion participation); in the Applications — kilometrowka.v2 / delegacje.v1 (form data), kilometrowka.theme, kilometrowka.lang, delegacje.theme, delegacje.lang and delegacje.admin.draft (a draft of the Panel form). Local storage is not used for tracking.

3. What data we process, why and for how long

3.1. Visits to the Website and the Applications (server logs)

Data: IP address, date and time, requested URL, browser identifier (user agent), referring page, response code.
Purpose and legal basis: security, error diagnostics and technical statistics — the Controller’s legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR).
Retention: hosting server logs — according to the hosting provider’s policy; the Applications’ internal error log — no longer than 12 months.

3.2. Generating documents (PDF/DOCX)

Data: the data needed to prepare the document: the employer’s name, Tax ID and address; the employee’s first name, surname, address and position; vehicle details; trips or journey legs; amounts.
How: the data is sent to our server in the request, processed in memory only for as long as it takes to generate the file, and returned to your browser. It is not saved to disk, to a database or to logs.
Purpose and legal basis: performance of the service at your request (Article 6(1)(b) GDPR). If you enter another person’s data (e.g. an employer entering an employee’s details), you or your organisation are the controller of that data and we process it purely technically, on your instruction.
Retention: the duration of a single request (seconds).

3.3. Sending a document by e-mail

Data: the recipient e-mail address(es) you provide and the PDF document as an attachment.
How: the message is sent from our hosting provider’s mail server. We do not store the message or the attachment; the mail server may keep delivery metadata (addresses, time, delivery status) in logs for the period set by the hosting provider’s policy.
Purpose and legal basis: performance of the service at your request (Article 6(1)(b) GDPR).

3.4. Retrieving entity details by Tax ID (NIP)

Data: the Tax ID you enter; in response — the entity’s registry details (name, address, REGON number). For sole traders, this may constitute the entrepreneur’s personal data.
How: our server passes the Tax ID to the REGON register interface (Statistics Poland, GUS, BIR1 service) or to the VAT taxpayer list (Ministry of Finance). The returned data is displayed in your browser and is not stored by us.
Purpose and legal basis: performance of the service at your request (Article 6(1)(b) GDPR); the data comes from public registers.

3.5. Calculating distances from the map

Data: the place names or addresses of the start and end of the route that you enter.
How: our server passes them to the OpenRouteService (HeiGIT gGmbH, Heidelberg, Germany) for geocoding and routing. The query is made by our server, so the map provider does not receive your IP address or other identifying data. The result (kilometres) is displayed in your browser and is not stored by us.
Purpose and legal basis: performance of the service at your request (Article 6(1)(b) GDPR).

3.6. Suggesting ideas and contact

Data: on the Website, the “Suggest an idea” button opens your e-mail client — we receive a message from your e-mail address. In the Applications, the suggestion form sends us the content of the suggestion, optionally your e-mail address, your IP address and the domain the suggestion was sent from. In e-mail correspondence — your sender details and the content of the message.
Purpose and legal basis: service development, replying to your message, handling complaints — legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR) and, for complaints, also performance of the contract and legal obligations (points (b) and (c)).
Retention: until the suggestion has been considered, no longer than 24 months; complaint correspondence — until the limitation periods for claims expire.

3.7. Admin panel and Subscription (Business Customers)

Data: the e-mail address used to log in (one-time code or link — token valid for 10 minutes, stored as a cryptographic hash; session up to 2 hours), the Customer’s name and domain, logo, correspondence e-mail address, optionally employer details used to pre-fill documents, invoicing details and payment status. The Controller receives an e-mail notification of every domain registration.
Purpose and legal basis: conclusion and performance of the Subscription agreement (Article 6(1)(b) GDPR); invoicing and tax/accounting obligations (point (c)); establishing and pursuing claims (point (f)).
Retention: for the term of the agreement; accounting documents — 5 years from the end of the tax year; data needed to defend claims — until the limitation periods expire.
Note: data that a Business Customer’s employees or clients enter into the Applications under its domain is local data (section 2) — we do not store it; the Business Customer is its controller.

3.8. The “A year for PLN 0” promotion

The social media post address you paste is stored solely in your browser’s local storage. It reaches neither our server nor any analytics tool.

4. Cookies, local storage and statistics

4.1. Strictly necessary

In the admin Panel we use the session cookie PHPSESSID to keep you logged in — it is necessary for the service and does not require consent. Local storage (section 2) holds only your preferences and form data, at your request.

4.2. Visit statistics (cookie-free)

To measure traffic on the Website and in the Applications we use Cloudflare Web Analytics (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). This tool uses no cookies and no local storage, creates no user identifiers or browser “fingerprint”, and does not track you across websites. It collects only aggregated technical data: the address of the page visited, the referring page, browser and device type, the country determined from the IP address, and page-speed metrics (Core Web Vitals). The IP address is used momentarily to determine the country and is not stored in reports.

The legal basis is our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR) in measuring visits and page performance in a way that does not intrude on your privacy. Because the tool stores no information on your device, it does not require consent under the rules on electronic communications. Cloudflare processes this data as our processor; it may be transferred to the USA on the terms described in section 6. More: cloudflare.com/web-analytics and cloudflare.com/privacypolicy. If you nevertheless prefer not to be counted, you can block the domain static.cloudflareinsights.com in your browser or in a script-blocking extension.

4.3. External resources

The pages load the Tailwind CSS stylesheet from cdn.tailwindcss.com and the statistics script from static.cloudflareinsights.com. Loading such a resource reveals your IP address and standard request headers to its provider (technical data necessary to deliver the file).

5. Recipients of data

Data may be disclosed to the following recipients — only to the extent necessary for the stated purpose:

dhosting.pl (Poland) — server and e-mail hosting (processor);
Cloudflare, Inc. (USA, with an EU branch) — DNS, CDN/proxy network, handling of Business Customers’ own domains and visit statistics (Cloudflare Web Analytics); traffic to the Applications under a Customer’s domain passes through Cloudflare’s infrastructure (processor);
HeiGIT gGmbH (Germany) — the OpenRouteService used to calculate distances;
Statistics Poland (GUS) and the Ministry of Finance — public registers queried by Tax ID (separate controllers);
public authorities — where required by law.

6. Transfers outside the European Economic Area

Data may be transferred to the USA in connection with the use of Cloudflare services (DNS, CDN network, visit statistics). Transfers are based on the European Commission’s adequacy decision for entities certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework and, additionally, on standard contractual clauses. All other data is processed within the EEA.

7. Your rights

You have the right to: access your data and obtain a copy of it; rectification; erasure; restriction of processing; data portability; object to processing based on legitimate interest; and withdraw consent at any time. Send your request to info@drukirozliczen.pl — we reply without undue delay and no later than within one month.

You also have the right to lodge a complaint with the President of the Polish Personal Data Protection Office (ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl).

Please note that we do not hold the data stored in your browser’s local storage — you exercise your rights over it yourself: exporting to a JSON file corresponds to data portability, and clearing site data to erasure.

8. Voluntary provision of data

Providing data is voluntary but necessary to use a given feature — e.g. an e-mail address to send a document, invoicing details for the Subscription. We do not make decisions based solely on automated processing, including profiling, that produce legal effects concerning you.

9. Security

Connections to the Website and the Applications are encrypted (HTTPS/TLS). We apply data minimisation: we keep no user database, documents are not stored after generation, Panel login tokens are stored as hashes with a short validity period, and access to configuration files and logs on the server is blocked. The hosting provider’s backups cover only Subscription configuration data and logs.

10. Children

The Website and the Applications are intended for adults and professionals. They are not directed at persons under 16 years of age and we do not knowingly collect their data.

11. Changes to this Policy

We may update this Policy, e.g. in connection with changes in the law, features or providers. The current version with its date is always available at this address; we will announce material changes on the Website and notify Business Customers by e-mail.