Regulamin serwisu DrukiRozliczen.pl

Wersja obowiązująca od: 8 września 2026 r.

W skrócie: z aplikacji korzystasz bez konta i bez opłat (w okresie promocji). Dane, które wpisujesz, zostają w Twojej przeglądarce. Wyniki obliczeń są pomocą, nie poradą podatkową — przed złożeniem druku sprawdź go z zasadami obowiązującymi u Twojego pracodawcy. Firmy mogą podpiąć aplikacje pod własną domenę w ramach płatnej subskrypcji.

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem drukirozliczen.pl („Serwis") oraz z aplikacji internetowych udostępnianych w jego subdomenach: kilometrowka.drukirozliczen.pl („Kilometrówka") i delegacje.drukirozliczen.pl („Delegacje"), łącznie zwanych „Aplikacjami", a także z Aplikacji udostępnianych w domenach Klientów Biznesowych w ramach usługi white-label.
Usługodawcą jest AVATARLAND Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (ul. Trybunalska 46, 60-325 Poznań), NIP 7792167451, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000099765, REGON 634272390, kapitał zakładowy 505 000 zł, adres e-mail: info@drukirozliczen.pl („Usługodawca").
Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
1. Użytkownik — każda osoba korzystająca z Serwisu lub Aplikacji;
2. Konsument — Użytkownik będący konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego, a także osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego;
3. Klient Biznesowy — przedsiębiorca (w tym biuro rachunkowe), który zawarł z Usługodawcą umowę Subskrypcji;
4. Subskrypcja — odpłatna usługa udostępnienia Aplikacji pod Domeną Klienta z jego oznaczeniami (white-label), opisana w § 8;
5. Domena Klienta — domena lub subdomena internetowa, którą Klient Biznesowy ma prawo dysponować i pod którą udostępniane są Aplikacje;
6. Panel — panel samoobsługowy dostępny pod adresem /admin w Aplikacjach, służący do rejestracji Domeny Klienta i zarządzania Subskrypcją;
7. Dokument — plik PDF lub DOCX wygenerowany w Aplikacji na podstawie danych wprowadzonych przez Użytkownika (ewidencja przebiegu pojazdu, polecenie wyjazdu służbowego, rachunek kosztów podróży);
8. Dane Lokalne — dane wprowadzone przez Użytkownika do Aplikacji i zapisywane wyłącznie w pamięci jego przeglądarki (localStorage).

§ 2. Zakres usług

Serwis ma charakter informacyjny i prezentuje Aplikacje oraz zasady korzystania z nich.
Aplikacja Kilometrówka umożliwia sporządzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki): wprowadzenie danych pracodawcy, pracownika i pojazdu, dodawanie przejazdów, wyliczenie należności według stawki za kilometr właściwej dla typu pojazdu i pojemności silnika oraz wygenerowanie Dokumentu.
Aplikacja Delegacje umożliwia sporządzenie polecenia wyjazdu służbowego i rachunku kosztów podróży służbowej krajowej: wprowadzenie etapów podróży, wyliczenie diet, ryczałtów za noclegi i dojazdy, rozliczenie kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków, rozliczenie zaliczki oraz wygenerowanie Dokumentu z kwotą zapisaną słownie. Aplikacja nie obsługuje podróży zagranicznych.
Funkcje wspólne Aplikacji obejmują w szczególności:
1. pobieranie danych podmiotu na podstawie numeru NIP z rejestru REGON (Główny Urząd Statystyczny) lub z wykazu podatników VAT (Ministerstwo Finansów);
2. wyliczanie odległości między miejscowościami na podstawie danych mapowych (usługa OpenRouteService);
3. generowanie Dokumentów w formatach PDF i DOCX;
4. wysyłkę Dokumentu PDF na adres e-mail wskazany przez Użytkownika;
5. eksport i import profilu (Danych Lokalnych) do pliku JSON;
6. interfejs w języku polskim i angielskim (Dokumenty są sporządzane w języku polskim).
Usługi, o których mowa w ust. 4 lit. a i b, opierają się na zewnętrznych źródłach danych. Usługodawca nie gwarantuje ich nieprzerwanej dostępności ani poprawności zwracanych danych; każde pole w Aplikacjach można uzupełnić ręcznie.
Usługodawca może rozwijać, zmieniać i wycofywać poszczególne funkcje Aplikacji, z zachowaniem postanowień § 14.

§ 3. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu i Aplikacji niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu oraz aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i pamięci lokalnej (localStorage).
Do korzystania z wysyłki Dokumentów e-mailem i z Panelu niezbędny jest aktywny adres e-mail. Do korzystania z Subskrypcji niezbędne jest prawo do dysponowania Domeną Klienta i możliwość edycji jej rekordów DNS.
Usługodawca informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami występującymi w sieci Internet (np. złośliwe oprogramowanie, phishing). Zaleca się stosowanie aktualnego oprogramowania i zabezpieczeń.

§ 4. Korzystanie z Aplikacji przez Użytkowników indywidualnych

Korzystanie z Aplikacji nie wymaga rejestracji ani zakładania konta.
Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia korzystania z Aplikacji i ulega rozwiązaniu z chwilą zaprzestania korzystania. Rozpoczęcie korzystania jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.
Cena regularna dostępu indywidualnego do Aplikacji wynosi 90 zł brutto za rok. W okresie promocji na start dostęp jest bezpłatny (0 zł). O zakończeniu promocji i wprowadzeniu odpłatności Usługodawca poinformuje w Serwisie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Odpłatność nie zostanie naliczona bez wyraźnego zawarcia przez Użytkownika odpłatnej umowy; korzystanie w okresie promocji nie rodzi żadnych zobowiązań finansowych.
Promocja „Rok za 0 zł" polega na udostępnieniu przez Użytkownika odnośnika do Serwisu w jego mediach społecznościowych i wklejeniu adresu opublikowanego wpisu w Serwisie. Udział jest dobrowolny, a wpis może mieć dowolną treść zgodną z prawem. Informacja o udziale jest zapisywana wyłącznie w przeglądarce Użytkownika; Usługodawca nie weryfikuje udostępnienia i nie uzależnia od niego dostępu do Aplikacji w okresie promocji. Promocja obowiązuje do odwołania.
Użytkownik może w każdej chwili zakończyć korzystanie z Aplikacji; usunięcie Danych Lokalnych następuje przez wyczyszczenie danych witryny w przeglądarce.

§ 5. Dane Lokalne i Dokumenty

Dane wprowadzane do Aplikacji (w szczególności dane pracodawcy, pracownika, pojazdu, przejazdów i podróży) są zapisywane wyłącznie w pamięci przeglądarki Użytkownika. Usługodawca nie przechowuje ich na swoich serwerach i nie ma do nich dostępu, z zastrzeżeniem ust. 3.
Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie Danych Lokalnych. Wyczyszczenie danych przeglądarki, korzystanie z trybu prywatnego lub zmiana urządzenia albo przeglądarki skutkuje utratą Danych Lokalnych. Aplikacje umożliwiają eksport profilu do pliku JSON i jego ponowny import.
W celu wygenerowania Dokumentu lub wysłania go e-mailem dane niezbędne do sporządzenia Dokumentu są przesyłane do serwera Usługodawcy, gdzie są przetwarzane w pamięci operacyjnej wyłącznie na czas wykonania operacji i nie są zapisywane. Szczegóły określa Polityka prywatności.
Dokument jest sporządzany wyłącznie na podstawie danych wprowadzonych przez Użytkownika. Usługodawca nie weryfikuje ich prawdziwości, kompletności ani aktualności.

§ 6. Stawki, obliczenia i brak charakteru doradczego

Aplikacje stosują stawki i zasady wynikające w szczególności z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. 2023 poz. 2190) oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (stawki za kilometr).
Usługodawca dokłada należytej staranności, aby stosowane stawki były aktualne, i wprowadza zmiany po ich wejściu w życie. Aktualnie stosowane wartości są widoczne w Aplikacjach.
Wyniki obliczeń i Dokumenty mają charakter pomocniczy i nie stanowią doradztwa podatkowego, prawnego ani księgowego. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą stosować odmienne stawki i zasady na podstawie wewnętrznych regulacji. Za prawidłowość rozliczenia oraz jego zgodność z przepisami i regulacjami wewnętrznymi odpowiada Użytkownik lub pracodawca, na którego rzecz rozliczenie jest sporządzane. Usługodawca zaleca weryfikację Dokumentu przed jego złożeniem.

§ 7. Zasady korzystania

Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu i Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
Zabronione jest w szczególności: dostarczanie treści bezprawnych; naruszanie praw osób trzecich; podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu lub Aplikacji, w tym nadmierne automatyczne odpytywanie ich interfejsów; wykorzystywanie Aplikacji do sporządzania dokumentów zawierających dane nieprawdziwe w celu wprowadzenia kogokolwiek w błąd; podszywanie się pod inne osoby lub podmioty; w ramach Subskrypcji — używanie logotypów i oznaczeń, do których Klient Biznesowy nie ma praw.
Usługodawca może stosować limity zapytań oraz czasowo ograniczyć lub zablokować dostęp w razie naruszenia Regulaminu lub zagrożenia bezpieczeństwa.

§ 8. Subskrypcja dla Klientów Biznesowych (white-label)

Subskrypcja obejmuje udostępnienie obu Aplikacji pod Domeną Klienta wraz z jego logotypem, nazwą i adresem e-mail nadawcy wiadomości, dostęp do Panelu oraz instrukcję konfiguracji DNS (rekord CNAME). Funkcjonalność Aplikacji w ramach Subskrypcji jest tożsama z wersją dostępną w Serwisie.
Zamówienie następuje przez rejestrację Domeny Klienta w Panelu (logowanie jednorazowym kodem lub odnośnikiem wysyłanym na adres e-mail) albo przez kontakt z Usługodawcą pod adresem info@drukirozliczen.pl. Klient Biznesowy podaje dane niezbędne do wystawienia faktury.
Cena Subskrypcji wynosi 490 zł netto za rok za każdą Domenę Klienta (cena promocyjna na start). Cena regularna po zakończeniu promocji wynosi 990 zł netto za rok za Domenę Klienta. Ceny powiększane są o podatek VAT według obowiązującej stawki. Cena obowiązująca w chwili zamówienia jest wiążąca przez cały opłacony okres.
Płatność następuje przelewem na podstawie faktury w terminie 7 dni od jej wystawienia. Usługodawca aktywuje Subskrypcję po zaksięgowaniu płatności i poprawnym skonfigurowaniu przez Klienta rekordów DNS Domeny Klienta.
Subskrypcja jest zawierana na okres 12 miesięcy od dnia aktywacji i nie odnawia się automatycznie; przed końcem okresu Usługodawca przypomina Klientowi o możliwości przedłużenia. Po wygaśnięciu Subskrypcji Aplikacje przestają być udostępniane pod Domeną Klienta.
Klient Biznesowy zobowiązuje się: posiadać prawo do Domeny Klienta i utrzymywać jej poprawną konfigurację DNS; posiadać prawa do wykorzystywanych logotypów i oznaczeń; poinformować osoby korzystające z Aplikacji pod Domeną Klienta (pracowników, klientów) o zasadach korzystania i o Polityce prywatności; zapewnić podstawę prawną przetwarzania danych, które te osoby wprowadzają do Aplikacji.
Dane wprowadzane do Aplikacji przez osoby korzystające z nich pod Domeną Klienta stanowią Dane Lokalne w rozumieniu § 5 i nie są przechowywane przez Usługodawcę. W odniesieniu do tych danych Klient Biznesowy (pracodawca) jest ich administratorem. Usługodawca przechowuje wyłącznie dane konfiguracyjne Subskrypcji (nazwę, domenę, logotyp, adres e-mail, opcjonalnie dane pracodawcy do wstępnego wypełniania Dokumentów) przez czas trwania umowy.
Klient Biznesowy może wypowiedzieć Subskrypcję w każdym czasie ze skutkiem na koniec opłaconego okresu; opłata za niewykorzystany okres nie podlega zwrotowi, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Usługodawca może wypowiedzieć Subskrypcję ze skutkiem natychmiastowym w razie istotnego naruszenia Regulaminu lub prawa, nieusuniętego w terminie 14 dni od wezwania. W razie zaprzestania świadczenia usługi z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy Klientowi przysługuje zwrot opłaty proporcjonalnie do niewykorzystanego okresu.
Usługodawca dokłada starań, aby Aplikacje były dostępne nieprzerwanie, i w miarę możliwości informuje z wyprzedzeniem o planowanych przerwach technicznych. Subskrypcja nie obejmuje gwarantowanego poziomu dostępności (SLA), chyba że strony uzgodnią to odrębnie na piśmie.

§ 9. Odpowiedzialność

Wobec Konsumentów Usługodawca ponosi odpowiedzialność na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw Konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
Wobec Użytkowników niebędących Konsumentami, w zakresie usług świadczonych nieodpłatnie, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z korzystania lub niemożności korzystania z Serwisu i Aplikacji, z wyjątkiem szkód wyrządzonych umyślnie.
Wobec Klientów Biznesowych łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Subskrypcji jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za: utratę Danych Lokalnych; niedostępność lub błędy zewnętrznych źródeł danych (GUS, Ministerstwo Finansów, usługi mapowe); skutki rozliczeń sporządzonych na podstawie nieprawdziwych lub niekompletnych danych; niezgodność Dokumentu z wewnętrznymi regulacjami pracodawcy; działania osób trzecich; przerwy w dostępie z przyczyn niezależnych od Usługodawcy.

§ 10. Własność intelektualna

Serwis i Aplikacje, w tym ich kod, układ, grafiki i teksty, podlegają ochronie prawnej i stanowią własność Usługodawcy lub są przez niego wykorzystywane na podstawie licencji. Użytkownik uzyskuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Aplikacji zgodnie z ich przeznaczeniem, na czas korzystania.
Wzory druków urzędowych odwzorowywane w Dokumentach nie są przedmiotem wyłącznych praw Usługodawcy. Wygenerowane Dokumenty i wprowadzone dane należą do Użytkownika i mogą być przez niego dowolnie wykorzystywane.
Logotypy i oznaczenia Klienta Biznesowego pozostają jego własnością. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na ich wyświetlanie w Aplikacjach w zakresie niezbędnym do świadczenia Subskrypcji.

§ 11. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Serwisu, Aplikacji lub Subskrypcji można składać na adres e-mail info@drukirozliczen.pl. Reklamacja powinna zawierać opis problemu, dane kontaktowe, a w przypadku Klientów Biznesowych także numer faktury lub Domenę Klienta.
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i udziela odpowiedzi na adres e-mail, z którego reklamację wysłano.

§ 12. Odstąpienie od umowy

Konsument, który zawarł odpłatną umowę na odległość, może od niej odstąpić bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, składając oświadczenie na adres info@drukirozliczen.pl. Może skorzystać z wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, co nie jest obowiązkowe.
Jeżeli na wyraźne żądanie Konsumenta świadczenie usługi rozpoczęło się przed upływem terminu do odstąpienia, Konsument odstępujący od umowy ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Konsumenta poinformowanego o utracie tego prawa.
Umowa o nieodpłatne korzystanie z Aplikacji może zostać rozwiązana przez Użytkownika w każdej chwili przez zaprzestanie korzystania.

§ 13. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z mediacji prowadzonej przez wojewódzkie inspektoraty Inspekcji Handlowej, ze stałych sądów polubownych przy tych inspektoratach oraz z bezpłatnej pomocy powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów. Szczegółowe informacje są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: uokik.gov.pl.

§ 14. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiany cen, względów bezpieczeństwa lub konieczności usunięcia niejasności.
O zmianie Usługodawca informuje przez publikację nowej wersji Regulaminu w Serwisie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, a Klientów Biznesowych dodatkowo e-mailem. Klient Biznesowy, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Subskrypcję przed dniem ich wejścia w życie; do końca opłaconego okresu stosuje się dotychczasowe warunki cenowe.
Korzystanie z Serwisu lub Aplikacji po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§ 15. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym jest prawo polskie. W stosunku do Konsumentów wybór prawa nie pozbawia ich ochrony wynikającej z przepisów bezwzględnie obowiązujących w państwie ich zwykłego pobytu.
Spory z Klientami Biznesowymi i Użytkownikami niebędącymi Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Spory z Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
Integralną częścią Regulaminu jest Polityka prywatności.
Regulamin jest dostępny w języku polskim i angielskim. W razie rozbieżności rozstrzygająca jest wersja polska.
Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

Terms of Service — DrukiRozliczen.pl

Effective from: 8 September 2026

In short: you use the apps without an account and free of charge (during the launch promotion). The data you enter stays in your browser. Calculation results are an aid, not tax advice — check the form against your employer’s rules before submitting it. Companies can run the apps under their own domain under a paid subscription.

This English version is provided for convenience. In case of any discrepancy, the Polish version prevails.

§ 1. General provisions

These Terms govern the use of the website available at drukirozliczen.pl (the “Website”) and of the web applications provided under its subdomains: kilometrowka.drukirozliczen.pl (“Mileage Log”) and delegacje.drukirozliczen.pl (“Business Trips”), jointly the “Applications”, as well as of the Applications provided under Business Customers’ domains under the white-label service.
The service provider is AVATARLAND Sp. z o.o. with its registered office at ul. Trybunalska 46, 60-325 Poznań, Poland, Tax ID (NIP) 7792167451, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register kept by the District Court Poznań – Nowe Miasto i Wilda in Poznań, 8th Commercial Division of the National Court Register, under KRS number 0000099765, REGON 634272390, share capital PLN 505,000, e-mail: info@drukirozliczen.pl (the “Provider”).
These Terms constitute the terms of providing services by electronic means within the meaning of Article 8 of the Polish Act of 18 July 2002 on Providing Services by Electronic Means.
Definitions:
1. User — any person using the Website or the Applications;
2. Consumer — a User who is a consumer within the meaning of Article 22¹ of the Polish Civil Code, as well as a natural person concluding a contract directly related to their business activity where the contract is not of a professional nature for them;
3. Business Customer — an entrepreneur (including an accounting office) that has concluded a Subscription agreement with the Provider;
4. Subscription — the paid service of providing the Applications under the Customer Domain with the customer’s branding (white-label), described in § 8;
5. Customer Domain — an internet domain or subdomain the Business Customer is entitled to use and under which the Applications are provided;
6. Panel — the self-service panel available at /admin in the Applications, used to register the Customer Domain and manage the Subscription;
7. Document — a PDF or DOCX file generated in an Application from the data entered by the User (vehicle mileage record, business trip order, travel expense statement);
8. Local Data — data entered by the User into the Applications and stored solely in the User’s browser storage (localStorage).

§ 2. Scope of services

The Website is informational and presents the Applications and the rules of using them.
The Mileage Log Application allows the User to prepare a vehicle mileage record: enter employer, employee and vehicle details, add trips, calculate the amount due at the per-kilometre rate applicable to the vehicle type and engine capacity, and generate a Document.
The Business Trips Application allows the User to prepare a business trip order and a travel expense statement for a domestic (Polish) business trip: enter trip legs, calculate per diems and lump sums for lodging and local transport, settle travel, lodging and other expenses, settle an advance payment, and generate a Document with the amount written out in words. The Application does not support foreign trips.
Shared features of the Applications include in particular:
1. retrieving entity details by Tax ID (NIP) from the REGON register (Statistics Poland, GUS) or from the VAT taxpayer list (Ministry of Finance);
2. calculating distances between locations based on map data (OpenRouteService);
3. generating Documents in PDF and DOCX formats;
4. sending a PDF Document to an e-mail address indicated by the User;
5. exporting and importing a profile (Local Data) to and from a JSON file;
6. a Polish and English interface (Documents are produced in Polish).
The services referred to in section 4 (a) and (b) rely on external data sources. The Provider does not guarantee their uninterrupted availability or the correctness of the returned data; every field in the Applications can be completed manually.
The Provider may develop, change and withdraw individual features of the Applications, subject to § 14.

§ 3. Technical requirements

Using the Website and the Applications requires a device with internet access and an up-to-date web browser with JavaScript and local storage (localStorage) enabled.
Sending Documents by e-mail and using the Panel require an active e-mail address. The Subscription requires the right to use the Customer Domain and the ability to edit its DNS records.
The Provider informs that using services provided by electronic means involves the typical risks present on the Internet (e.g. malware, phishing). Up-to-date software and security measures are recommended.

§ 4. Use of the Applications by individual Users

Using the Applications does not require registration or an account.
The agreement for the provision of services by electronic means is concluded when the User starts using an Application and terminates when the User stops using it. Starting to use an Application constitutes acceptance of these Terms.
The regular price of individual access to the Applications is PLN 90 gross per year. During the launch promotion, access is free of charge (PLN 0). The Provider will announce the end of the promotion and the introduction of fees on the Website at least 30 days in advance. No fee will be charged unless the User expressly concludes a paid agreement; use during the promotion creates no financial obligations.
The “A year for PLN 0” promotion consists in the User sharing a link to the Website on their social media and pasting the address of the published post on the Website. Participation is voluntary and the post may have any lawful content. Information about participation is stored solely in the User’s browser; the Provider does not verify the share and does not make access to the Applications during the promotion conditional on it. The promotion runs until further notice.
The User may stop using the Applications at any time; Local Data is deleted by clearing the site data in the browser.

§ 5. Local Data and Documents

Data entered into the Applications (in particular employer, employee, vehicle, trip and journey details) is stored solely in the User’s browser storage. The Provider does not store it on its servers and has no access to it, subject to section 3.
The User is responsible for safeguarding Local Data. Clearing browser data, using private browsing mode, or changing the device or browser results in the loss of Local Data. The Applications allow exporting the profile to a JSON file and importing it again.
To generate a Document or send it by e-mail, the data needed to produce the Document is transmitted to the Provider’s server, where it is processed in memory only for the duration of the operation and is not stored. Details are set out in the Privacy Policy.
A Document is produced solely from the data entered by the User. The Provider does not verify its truthfulness, completeness or currency.

§ 6. Rates, calculations and no advisory character

The Applications apply the rates and rules arising in particular from the Regulation of the Polish Minister of Labour and Social Policy of 29 January 2013 on amounts due to employees of state or local government budgetary units for business travel (consolidated text: Journal of Laws 2023, item 2190) and the Regulation of the Minister of Infrastructure of 25 March 2002 on the conditions and method of reimbursing the costs of using passenger cars, motorcycles and mopeds not owned by the employer for business purposes (per-kilometre rates).
The Provider exercises due care to keep the applied rates current and implements changes once they enter into force. The values currently applied are shown in the Applications.
Calculation results and Documents are an aid only and do not constitute tax, legal or accounting advice. Employers outside the public sector may apply different rates and rules under their internal regulations. The User, or the employer for whom the settlement is prepared, is responsible for the correctness of the settlement and its compliance with the law and internal regulations. The Provider recommends verifying each Document before submitting it.

§ 7. Rules of use

The User undertakes to use the Website and the Applications in accordance with the law, these Terms and good practice.
In particular, the following is prohibited: providing unlawful content; infringing third-party rights; taking actions that disrupt the Website or the Applications, including excessive automated querying of their interfaces; using the Applications to prepare documents containing false data in order to mislead anyone; impersonating other persons or entities; under the Subscription — using logos and marks the Business Customer has no rights to.
The Provider may apply request limits and temporarily restrict or block access in the event of a breach of these Terms or a security threat.

§ 8. Subscription for Business Customers (white-label)

The Subscription includes providing both Applications under the Customer Domain with the customer’s logo, name and sender e-mail address, access to the Panel, and DNS configuration instructions (CNAME record). The functionality of the Applications under the Subscription is identical to the version available on the Website.
An order is placed by registering the Customer Domain in the Panel (login via a one-time code or link sent to an e-mail address) or by contacting the Provider at info@drukirozliczen.pl. The Business Customer provides the details required to issue an invoice.
The Subscription price is PLN 490 net per year per Customer Domain (launch promotional price). The regular price after the promotion ends is PLN 990 net per year per Customer Domain. Prices are increased by VAT at the applicable rate. The price in force at the time of ordering is binding for the entire paid period.
Payment is made by bank transfer on the basis of an invoice within 7 days of its issue. The Provider activates the Subscription once the payment has been credited and the Customer has correctly configured the DNS records of the Customer Domain.
The Subscription is concluded for a period of 12 months from activation and does not renew automatically; before the end of the period the Provider reminds the Customer of the option to extend it. After the Subscription expires, the Applications cease to be provided under the Customer Domain.
The Business Customer undertakes to: hold the rights to the Customer Domain and maintain its correct DNS configuration; hold the rights to the logos and marks used; inform the persons using the Applications under the Customer Domain (employees, clients) about the rules of use and the Privacy Policy; and ensure a legal basis for processing the data those persons enter into the Applications.
Data entered into the Applications by persons using them under the Customer Domain constitutes Local Data within the meaning of § 5 and is not stored by the Provider. With respect to that data, the Business Customer (employer) is the data controller. The Provider stores only the Subscription configuration data (name, domain, logo, e-mail address and, optionally, employer details used to pre-fill Documents) for the duration of the agreement.
The Business Customer may terminate the Subscription at any time with effect at the end of the paid period; the fee for the unused period is non-refundable unless the law provides otherwise. The Provider may terminate the Subscription with immediate effect in the event of a material breach of these Terms or of the law that is not remedied within 14 days of a request to do so. If the Provider discontinues the service for reasons attributable to the Provider, the Customer is entitled to a pro-rata refund for the unused period.
The Provider endeavours to keep the Applications available without interruption and, where possible, gives advance notice of planned maintenance. The Subscription does not include a guaranteed availability level (SLA) unless the parties agree otherwise in writing.

§ 9. Liability

Towards Consumers, the Provider is liable under generally applicable law. Nothing in these Terms excludes or limits Consumer rights arising from mandatory provisions of law.
Towards Users who are not Consumers, with respect to services provided free of charge, the Provider is not liable for damage resulting from the use of, or inability to use, the Website and the Applications, except for damage caused intentionally.
Towards Business Customers, the Provider’s total liability under the Subscription is limited to the amount of fees paid by the Customer for the last 12 months and does not cover lost profits. This limitation does not apply to damage caused intentionally.
The Provider is not liable in particular for: loss of Local Data; unavailability or errors of external data sources (GUS, the Ministry of Finance, map services); the consequences of settlements prepared on the basis of false or incomplete data; non-compliance of a Document with an employer’s internal regulations; acts of third parties; interruptions of access for reasons beyond the Provider’s control.

§ 10. Intellectual property

The Website and the Applications, including their code, layout, graphics and texts, are legally protected and are owned by the Provider or used by it under licence. The User obtains a non-exclusive, non-transferable licence to use the Applications for their intended purpose for the duration of use.
The templates of official forms reproduced in Documents are not subject to the Provider’s exclusive rights. Generated Documents and the data entered belong to the User and may be freely used by the User.
The Business Customer’s logos and marks remain its property. The Customer grants the Provider a non-exclusive licence to display them in the Applications to the extent necessary to provide the Subscription.

§ 11. Complaints

Complaints regarding the Website, the Applications or the Subscription may be submitted to info@drukirozliczen.pl. A complaint should include a description of the problem and contact details and, for Business Customers, also the invoice number or the Customer Domain.
The Provider handles complaints within 14 days of receipt and replies to the e-mail address from which the complaint was sent.

§ 12. Withdrawal from the agreement

A Consumer who has concluded a paid distance agreement may withdraw from it without giving a reason within 14 days of its conclusion by submitting a statement to info@drukirozliczen.pl. The model form annexed to the Polish Consumer Rights Act of 30 May 2014 may be used but is not mandatory.
If, at the Consumer’s express request, the provision of the service began before the withdrawal period expired, a Consumer who withdraws must pay for the services provided up to the moment of withdrawal, in proportion to the extent of the service provided. The right of withdrawal does not apply if the service has been fully performed with the express consent of a Consumer who was informed of the loss of that right.
The agreement for free use of the Applications may be terminated by the User at any time by ceasing to use them.

§ 13. Out-of-court dispute resolution

A Consumer may use out-of-court complaint and redress procedures, in particular mediation conducted by the Voivodeship Inspectorates of the Trade Inspection, permanent consumer arbitration courts at those inspectorates, and the free assistance of municipal or district consumer ombudsmen. Detailed information is available on the website of the Polish Office of Competition and Consumer Protection: uokik.gov.pl.

§ 14. Amendments to the Terms

The Provider may amend these Terms for important reasons, in particular: changes in the law, changes in the scope or manner of providing the services, price changes, security reasons, or the need to remove ambiguities.
The Provider announces amendments by publishing the new version of the Terms on the Website at least 14 days before they take effect, and additionally notifies Business Customers by e-mail. A Business Customer who does not accept the amendments may terminate the Subscription before they take effect; the existing pricing applies until the end of the paid period.
Using the Website or the Applications after the amendments take effect constitutes acceptance of them.

§ 15. Final provisions

Polish law applies. For Consumers, this choice of law does not deprive them of the protection afforded by mandatory provisions of the law of the country of their habitual residence.
Disputes with Business Customers and Users who are not Consumers are resolved by the court having jurisdiction over the Provider’s registered office. Disputes with Consumers are resolved by the court having jurisdiction under general rules.
The Privacy Policy forms an integral part of these Terms.
These Terms are available in Polish and English. In case of any discrepancy, the Polish version prevails.
If any provision of these Terms proves invalid or ineffective, the remaining provisions remain in force.